11 tajomstiev poskytovania zlých správ v práci

Poskytnite spätnú väzbu rýchlo, ale nie okamžite.
Nečakajte, až sa každoročne preskúmajú oblasti zlepšenia. Rýchlo upozornite na problémy, aby ste vo svojich mysliach mali čerstvé informácie. Deň po incidente je sladká škvrna; mať trochu času potlačuje príliš horúce emócie a umožňuje vám pripraviť sa a premyslieť si svojimi slovami. "V tejto chvíli budú obe strany silnejšie a menej nápomocné," hovorí Jennifer Porter, partnerka spoločnosti Boda Group, vodcovská a tímová rozvojová firma. Ročné alebo štvrťročné preskúmania by sa mali vzťahovať na ciele a mali by sa zameriavať na spätnú väzbu do budúcnosti - napríklad to, čo niekto musí urobiť viac alebo menej z toho, aby ste pokročili v kariére („Keby ste sa stali zručnejšími v analytike údajov, vidím, ako skáčete do ďalšieho level ").

Pamätajte na svoj úmysel.
Najprv premýšľajte o tom, prečo chcete zdieľať spätnú väzbu. "Robíte to preto, že chcete osobe pomôcť uspieť," hovorí Porter. V tom čase sa to môže cítiť menej zhovievavé - možno si myslíte, že musíte obmedziť zlé návyky alebo opraviť nedbalú prácu - ale akýkoľvek druh spätnej väzby pomáha vášmu tímu učiť sa a rásť. Tiež chcete získať ich dôveru. „Ak neposkytnete spätnú väzbu, niekto iný bude a nemusí robiť takú dobrú prácu, ako by ste mali,“ hovorí Freyan Billimoria, riaditeľ operácií na Skillshare, online vzdelávacia komunita. Počas rozhovoru vyjadrte svoj úmysel. Povedzte: „Hovorím vám to, pretože sa o vás starám a chcem, aby ste boli čo najúčinnejší.“

Premýšľajte o obsahu, nie o doručení.
Mnoho manažérov sa obáva, ako zmiernia ranu namiesto toho, čo povedia, hovorí Porter. „Je to ako pripraviť sa na prejav a sústrediť sa skôr na to, čo budete nosiť, ako na obsah vašej prezentácie,“ poznamenáva. Spýtajte sa sami seba: „Aká je moja hlavná správa? Čo dúfam, že táto osoba odvedie rozhovor? Čo chcem ďalej robiť? “Napíšte, čo poviete, a precvičte si v sprche alebo na dôveryhodnom spolupracovníkovi. Nula na správanie alebo konanie, skôr ako diskutovať o pocity, a dať konkrétne príklady, ako „Všimol som si, že si na tej schôdzke šesťkrát prerušilš ľudí“ (oproti „si neslušný spolupracovníci").

súvisiace: Tu je presný návod, ako získať flexibilný rozvrh v práci

Začnite otázkou.
Diskusia by mala byť dialógom, nie monológom. Povedzte: „Rád by som s vami nadviazal konverzáciu a podelil sa s nami o svoje názory. Je to v poriadku? “Je ľudskou prirodzenosťou povedať áno, ale požiadaním o povolenie môžete vzťah posilniť, hovorí Porter. Ďalšia taktika: Nechajte konverzáciu viesť druhú osobu. Povedz: „Rád by som s tebou hovoril X. Čo si myslíte, že šlo dobre? Čo si myslíte, že ste neurobili? “Dajte svojmu zamestnancovi čas na odpoveď. „V mnohých prípadoch už vedia, kde zaostávajú,“ hovorí autor Fran Hauser Mýtus o peknej dievčine ($16; amazon.com). „Keď konverzáciu nastavíte ako spoluprácu namiesto kritiky, tón bude viac podporujúci.“

Používajte menej slov.
Buďte čo najšpecifickejší. Vague alebo clichéd frázy („Musíte pracovať na svojej exekutívnej prítomnosti“) alebo spätná väzba potiahnutá cukrom je pre poslucháča mätúca, čím sa zvyšuje pravdepodobnosť, že vám úplne chýbajú. "Ak použijete 100 slov, aby ste povedali, že niekto zmeškal termín, preťažujete to," hovorí Porter. Akonáhle načerpáte plnivá a zmäkčovadlá („Viem, že ste prepracovaní“), spätná väzba sa začne cítiť osobne a zaujatosť sa môže vplížiť, hovorí Billimoria. Namiesto toho sa dostanete k veci a uveďte, čo ste si všimli. Povedzte: „Všimol som si, že sme vynechali konečný termín pre posledné dve správy. Čo sa stalo?"

Nezosilňujte svoju správu.
Bežný zvyk sendvičovania negatívnej spätnej väzby medzi dvoma kúskami chvály môže byť inštinktívny, ale je to jedna z najväčších chýb, ktorú manažéri robia, hovorí Billimoria. Skrytie spätnej väzby vo vnútri komplikovaných komplimentov z vašich slov vylučuje silu. „Ľudia to vidia prichádzať; potom odmietnu pozitívne, čakajú na negatívne a neveria tomu, čo musíte povedať, “hovorí Porter. Čo môžete urobiť, aby ste boli láskaví, ale priami: Vyjadrite svoj názor pozitívne, hovorí Hauser. Povedzte: „Veľa sa darí, ale mám konštruktívnu spätnú väzbu k niektorým veciam, ktoré si vyžadujú zlepšenie,“ alebo „Mám niekoľko rád, ktoré by vám mohli pomôcť.“

súvisiace: S týmito tipmi na správu e-mailov od profesionálneho pracovníka môžete riešiť svoju doručenú poštu dobre

Poskytnite kontext.
Prečo je vám jedno, či niekto doručí prácu neskoro? Alebo formátovanie prezentácií nie je dokonalé? Odpovede môžu byť pre vás zrejmé, ale zamestnanec musí pochopiť dôvod vašej spätnej väzby. Pokúste sa umiestniť konkrétne poznámky do väčšieho obrázka - napríklad: „Keď naše oddelenie mešká s prácou, ovplyvňuje to aj iné tímy“ alebo „keď vaše finančné prostriedky vyzerajú nesprávne, môžu ľuďom spôsobiť nedôveru vo vaše čísla. “Vysvetlenie, prečo je vaša spätná väzba dôležitá, hovorí Hauser, môže uľahčiť poskytovanie a počuť.

Buďte empatickí.
Prijímanie kritických komentárov je ťažké. „Nezáleží na tom, ako zručný ste v poskytovaní spätnej väzby. Stále to bodá, “hovorí Porter. Nenechajte sa príliš tvrdí, počúvajte perspektívu inej osoby a zostaňte v pokoji. Ak je to možné, vyhnite sa slovu „vy“. „Vďaka jemným výberom slov môže konverzácia vyzerať skôr ako dialóg než ako útok,“ hovorí Hauser. Napríklad namiesto toho, aby ste povedali: „Myslím si, že ste to mohli urobiť inak,“ povedzte: „Myslím si, že by ste to mohli urobiť inak.“

Urob to tvárou v tvár.
Poskytovanie ťažkých správ prostredníctvom e-mailu alebo telefónu je lákavé, ale osobné stretnutie (alebo prostredníctvom Skype alebo FaceTime) je efektívnejšie, hovorí Hauser. Umožňuje vám prečítať si neverbálne narážky a emocionálny úmysel druhých. „Byť tvárou v tvár je jediný spôsob, ako zabezpečiť, aby druhá osoba mohla cítiť váš súcit,“ hovorí Hauser. Ak neuvidíte svojho zamestnanca, bude ťažšie rozoznať, či je nahnevaný alebo dokonca venuje pozornosť tomu, čo hovoríte. „Sadnite si rovno a udržujte očný kontakt bez ohľadu na to, aké ťažké to môže byť,“ hovorí Hauser.

Majte plán sledovania.
Ukončite konverzáciu diskusiou o ďalších krokoch. Opýtajte sa, ako môžete byť nápomocní, a rozhodnúť sa spoločne, kedy by ste mali znova hovoriť (dni, týždne alebo mesiace neskôr, v závislosti od problému). Potom sa o deň alebo dva prihláste, aby ste zistili, ako sa druhá osoba cíti. Je prirodzené, že prijímač spätnej väzby odíde z konverzácie trochu zranený, aj keď to bolo produktívne, hovorí Porter. "Musíte dať ľuďom čas na spracovanie," hovorí Billimoria. „Kľúčom k silným vzťahom je opakovanie.“ Keď tak urobíte, získate dôveru, ktorá nabudúce uľahčí zdieľanie spätnej väzby.

Nezabudnite tiež dať veľkú chválu.
Zaručte pozitívnu spätnú väzbu ako súčasť svojej rutiny - nevymieňajte ju iba do nepríjemných rozhovorov. Nejde len o to, aby ľudia upokojili ľudí alebo aby každému dali trofej; pozitívna spätná väzba je nástroj profesionálneho rozvoja. V prvom rade je konštruktívne - je užitočné, aby ľudia vedeli, čo sa im darí, aby mohli pokračovať v práci. Po druhé, pomáha vytvárať kultúru, ktorá je otvorenejšia a tolerantnejšia voči spätnej väzbe, hovorí Porter. Buďte konkrétni aj tu. Povedzte: „Veľmi sa mi páči spôsob, akým ste riešili túto výzvu,“ alebo „oceňujem, že ste sa rozprávali s inými oddeleniami, aby ste si ich kúpili.“ A často to hovorím. „Za každú kritiku by ste mali dať aspoň päť ocenení,“ hovorí Hauser. "Tým sa ľudia dostanú na miesto, kde túžia po spätnej väzbe."