Pracujte menej, žite viac a buďte efektívnejší

Považujete čas za nepriateľa? Máte pocit, že deň nemá dostatok hodín na to, aby ste si prešli zoznamy úloh? Pracujete neustále, no stále ste so všetkým pozadu? Máte pocit, že medzi vašimi vstupmi a výstupmi z hľadiska výsledkov a úspechov existuje priepasť?

Nedávno som čítal knihu o princípe 80/20 a chcel som sa s vami podeliť o pár postrehov z nej. Sú relevantné pre tých z nás, ktorí s nimi zápasia time management, produktivituzáležitosti súvisiace s pracovným a súkromným životom. In Princíp 80/20: Dosiahnite viac za menejRichard Koch – britský konzultant, autor a investor – ponúka jedinečný pohľad na otázku času zvládanie. Jeho prístup nie je práve oslavou lenivosti, ani šťastia, prijatia či opustenia. Koch skôr navrhuje inteligentné, hyper-sústredené a znížené úsilie. Navrhuje, aby sme pracovali výrazne inteligentnejšie a podstatne menej.

Pravdepodobne vám bude známy princíp 80/20. Je tiež známy ako Paretov zákon a ako princíp najmenšieho úsilia. Uvádza, že prekvapivo malý podiel úsilia a vstupov (20 %) vedie k 80 % našich výsledkov. Inými slovami, existuje extrémne nevyvážené rozdelenie vstupov a výsledkov. Princíp tiež naznačuje, že veľká väčšina nášho úsilia, času a zdrojov je úplne premrhaná. Prirodzene máme tendenciu predpokladať, že výsledkom väčšiny nášho úsilia je väčšina našich výstupov. Ale toto presvedčenie je omyl.

Kochov prísľub je, že ak dokážeme pochopiť a využiť tento princíp, môžeme dosiahnuť významné zlepšenie v produktivite a úspechu – zatiaľ čo tiež menej pracovať: „Ak poznáte 20 percent príčin, ktoré dávajú 80 percent výsledkov, budete pracovať oveľa menej, budete si viac užívať život a zarobíte oveľa viac peniaze.”

Princíp 80/20 vychádza z výskumu talianskeho ekonóma Vilfreda Pareta (1848–1923). Pareto sa zameral na vzorce distribúcie bohatstva a príjmov v Anglicku devätnásteho storočia. Nie je prekvapením, že zistil, že sú extrémne nevyvážené – t. j. 80 % bohatstva vlastnilo 20 % populácie. Pareto však nielenže zistil, že bohatstvo je nevyvážené, ale predvídateľne nevyvážený.

Zásada 80/20 sa vzťahuje na podniky a ekonomiky ako celok. Ak napríklad spoločnosť vie, že 80 % jej príjmov je výsledkom 20 % jej produktov alebo 20 % jej klientov alebo 20 % konkrétnych činností, múdry sústrediť väčšinu zdrojov a energie na týchto 20 %, na ktorých záleží najviac. V skutočnosti slovo „podnikanie“ naznačuje práve toto: Tento termín vytvoril francúzsky ekonóm Jean-Baptiste Say okolo roku 1800. Say definoval podnikateľa ako niekoho, kto „presúva ekonomické zdroje z oblasti s nižšou produktivitou do oblasti s vyššou produktivitou a výnosom“.

Aplikovanie princípu na váš osobný život

Princíp 80/20 platí aj v našom súkromnom živote – môže byť užitočný s ohľadom na naše pracovné návyky, time management, vzťahy a celkové prosperovanie. Preložené do psychologickej oblasti môžeme tiež zistiť, že približne 20 % našich činností vedie k 80 % našich šťastie. Môže to byť čas strávený s blízkymi priateľmi alebo rodinou, alebo čas strávený v prírode alebo pri konkrétnych aktivitách. Aj v súkromnom živote môžeme hľadať malé vstupy, ktoré majú veľké výsledky. Môžeme mať prospech z toho, že budeme oveľa selektívnejší v tom, ako trávime čas a s kým ho trávime.

Zvyčajne nie som fanúšikom počítačových metafor alebo ekonomického jazyka a princípov prenesených do oblasti psychológie. Nie sme predsa podniky, ani stroje. Premýšľanie o sebe ako o podnikateľskom subjekte tiež nie je užitočné. A produktivita a efektívnosť ako hodnoty samy osebe nie sú svätým grálom – napriek tomu, čo sa nám priemysel riadenia času snaží povedať. Radšej sa snažím tvorivosť produktivity, ktorá má priemyselné konotácie. Naším cieľom by nemalo byť slepo optimalizovať sa a maximalizovať náš výkon a efektivitu všetky náklady, ale skôr rozlišovať, na čom nám skutočne záleží, a sústrediť svoju energiu na to že. Aj keď zvýšime našu efektivitu, stále je skutočne dôležité ako využívame našu efektivitu.

Ak sa však pozrieme za hranice vstupných/výstupných a optimalizačných metafor, môžeme vidieť, že Koch hovorí o tom, ako rozumnejšie tráviť čas a energiu. A Koch je skutočne radikálny, pokiaľ ide o čas. Väčšina z nás pociťuje nedostatok času, ako keby deň nemal dosť hodín. Máme pocit, že na našich zoznamoch úloh je toho vždy priveľa a jednoducho cez deň nie je dostatok času na to, aby sme si ich prešli. Koch tvrdí pravý opak: sme zaplavení časom a márnotratní v jeho zneužívaní. Času máme viac než dosť. Náš skutočný problém je jednoducho v tom, že ho nepoužívame správne.

Mali by sme, ako navrhuje, radikálne odstrániť všetky činnosti s nízkou hodnotou. Ak dokážeme identifikovať 20 % našich činností, na ktorých záleží – v akejkoľvek sfére –, môžeme sa sústrediť len na to a 80 % neproduktívnych činností nechať ísť. V dôsledku toho budeme mať zrazu k dispozícii oveľa viac voľného času a času na premýšľanie: „Ak zdvojnásobíme nášho času na našich 20 percentách najlepších činností, môžeme pracovať dva dni v týždni a dosiahnuť o 60 percent viac ako teraz.”

Ďalším bonusom takéhoto prístupu je, že keď menej konáme, viac myslíme. A myslíme si lepšie. Najcennejšie kreatívne nápady k nám prichádzajú vtedy, keď nie sme príliš zaneprázdnení resp zdôraznil, ale v pokojnejšom, kontemplatívnom a vnímavom rozpoložení mysle.

Ale tu je tiež problém s Kochovou teóriou: Väčšina z nás je nie úplne autonómnych pánov našej doby. Môžeme mať deti, partnerov a závislé osoby a hypotéky, ktoré musíme platiť; môžeme pracovať pre iných ľudí alebo inštitúcie, ktoré diktujú naše zoznamy úloh a sila trávime svoj čas neproduktívnym spôsobom. Môžeme tiež pracovať v tímoch a byť neustále závislí od podnetov iných ľudí.

Takže realistickejším spôsobom pohľadu na princíp 80/20 by bolo snažiť sa ho aplikovať v rámci nášho okruhu kontroly. To znamená byť veľmi náročný na to, čo môžeme a čo nemôžeme kontrolovať, a potom zamerať svoju energiu na to prvé. Princíp potom môžeme aplikovať na činnosti a slobody, ktoré sa jasne nachádzajú v našom okruhu kontroly.

Ak sa bližšie pozrieme na pracovné návyky a zameranie úloh, ktoré môžeme kontrolovať, možno by sme si chceli položiť nasledujúce otázky:

• Ako trávim čas počas bežného pracovného dňa?

Nakreslite koláčový graf a prideľte každej aktivite percentuálne body, aby ste si vizualizovali poznatky z tohto cvičenia. Môžete napríklad tráviť 20 % svojho času e-mailom, 30 % navštevovaním stretnutí a hovorov, 10 % písaním návrhov, 20 % skúmaním nových obchodov a 20 % surfovaním na webe. Alebo môžete 50 % dní stráviť cestovaním, 30 % stretnutiami s klientmi a 20 % adminom. Alebo môžete stráviť 20 % svojho dňa písaním, 20 % koučovanie, 40 % sa stráca v myšlienkach a online a 20 % sa cíti vinných za túto skutočnosť a hľadá spôsoby, ako to nerobiť – ako ja. 😊

Ďalej sa opýtajte sami seba:

• Ktoré z mojich pracovných činností sú najdôležitejšie? Koľko je tých 20 %, ktoré v skutočnosti vedú k mojim úspechom – akokoľvek ich môžeme definovať?
• Ako môžem tráviť viac času aktivitami, na ktorých skutočne záleží?
• A ktoré z negeneratívnych aktivít môžem minimalizovať? Ktorým aktivitám môžem povedať nie v budúcnosti?

To všetko sa samozrejme ľahšie povie, ako urobí. Je to však veľmi užitočné duševné cvičenie. Na tej najzákladnejšej úrovni nám analýza pracovných návykov, ktoré dokážeme kontrolovať, 80/20 môže poskytnúť kompas – jasný zmysel pre priority a znalosti o tom, čo je a čo nie je dôležité. A čo viac, povedať nie nezmyselnej zaneprázdnenosti môže byť nesmierne oslobodzujúce. Môže nás oslobodiť, aby sme našli kreatívnejšie spôsoby, ako robiť veci a tráviť čas.

Posledný, ale zásadný bod: Čas, ktorý ušetríme uplatňovaním princípu 80/20 na naše pracovné úlohy, by sme NEMALI opätovne investovať do práce. Cieľom tohto cvičenia je práve pracovať menej, ale inteligentnejšie. Ide o to, aby sme sa oslobodili, aby sme si urobili prestávky, oddýchli si, premýšľali, len tak boli, spojili sa s ostatnými a urobili viac. výživné, energizujúce, dušu ukľudňujúce veci – všetky veci, vďaka ktorým sa cítime nažive a v spojení s naším hlbším účel.