Ako ukladať a organizovať dôležité dokumenty doma

Dokonca aj tie najšpinavejšie a najviac pretekajúce kartotéky osobných dokumentov môžu byť zápasené do predloženia - stačí nejaký čas, trpezlivosť a solídna stratégia na uchovávanie papiera. Či už ste čerstvý zo školy a dospievanie prvýkrát, alebo žijete v domácnosti detí, každá s vlastným súborom dôležitých osobných dokumentov doživotný systém na uchovávanie papiera, ktorý vám pomôže vyriešiť všetko od poistných nárokov po kreditné karty Vyhlásenia. Tu je návod, ako doma uľahčiť vyhľadávanie a ukladanie dôležitých dokumentov.

súvisiace:Ako nahradiť (a uložiť) kľúčové dokumenty

1. Usporiadať hromady

Začnite triedením svojej dokumentácie do kategórií (domácnosť, škola, domáce zvieratá). Skartovať zastarané alebo nepotrebné dokumenty, ktoré obsahujú osobné informácie, napríklad vaše meno, adresu a najmä číslo sociálneho zabezpečenia alebo číslo kreditnej karty. Menej citlivé dokumenty je možné recyklovať.

2. Zoradiť s ľahkosťou

Vytvorte štítky s kategóriami veľkých obrázkov, ktoré sú uvedené ako prvé, za ktorými nasleduje užší popis („Medical: Julie“ alebo „Taxes: 2017“). Používajte priečinky manily so všetkými kartami napravo alebo naľavo - rýchlejšie listujú ako karty s rôznymi pozíciami a abecedujú ich.

3. Veľkosť primerane

Zistite, koľko úložného priestoru potrebujete. Ak napríklad väčšinu svojich súborov spravujete digitálne, nepoužívajte veľkú kartotéku. Je to strata miesta a môžete byť v pokušení vyplniť ho súbormi, ktoré nepotrebujete, alebo položkami, ktoré nepatria do kartotéky. Namiesto toho sa rozhodnite pre súbor so súbormi na pracovnej ploche.

4. Zvážte frekvenciu

Mimoriadne úložné miesta (vysoké police v menej používaných skriniach) sú ideálne miesta na archiváciu súborov, ako sú daňové priznania a bankové výpisy. Zarezervujte si ľahko prístupné miesta pre veci, ktoré potrebujete, napríklad pre školské formuláre a recepty.

5. Vytvorte pristávaciu plochu

V oblasti s vysokou prevádzkou, napríklad v kuchyni, zriadte dennú zónu na prichádzajúcu poštu a papierovanie. Označenie jedného miesta zabráni hromadeniu hromád v celom dome. Doručená pošta alebo kôš pripevnený na stenu ušetrí miesto a objasní, kedy položky pretekajú a je potrebné sa s nimi vysporiadať. Pred pridaním všetkého do zóny kvapiek odfiltrujte nevyžiadanú poštu a výplňový papier. Riešite položky, ktoré tu pristávajú, najmenej dvakrát týždenne, potom ich uložte alebo recyklujte.

6. Udržujte to čisté

Každé tri až šesť mesiacov vykonajte veľké množstvo pravidelne prístupných súborov. Archivujte alebo skartujte dokumenty, ktoré už nie sú relevantné. Daňové priznania a doklady týkajúce sa opráv v domácnosti by sa mali uchovávať najmenej tri roky.

Bonus: Chystáte sa bez papiera

Digitálna organizácia dokumentov predstavuje očividne menšie nároky na priestor a vyhľadávací nástroj vášho počítača vám môže pomôcť nájsť presne to, čo hľadáte. Postupujte podľa rovnakých pokynov pre digitálne štítky ako pre fyzické štítky. Zálohujte súbory na externý pevný disk alebo použite službu úložiska v cloude, ako je napríklad Disk Google. Evernote skenovateľné aplikácia (bezplatná; iOS) vám pomôže rýchlo previesť papierové súbory na digitálne.

Naši odborníci

• Anna Bauer,pripináčika domáci organizátor
• Jamie Hord, zakladateľ spoločnosti Horderly profesionálne organizovanie
• Clea Shearer a Joanna Teplin, zakladatelia spoločnosti Úprava domov
• Wendy Silberstein, zakladateľ spoločnosti Estetický organizér