Zorganizujte si svoj pracovný život v 5 jednoduchých krokoch

Posúďte e-maily, ktoré dostanete každý deň. Dostávate informačné bulletiny alebo aktualizácie, ktoré vám neslúžia? Unsubscribe, hovorí konzultant produktivity Carson Tate, zakladateľ poradenskej spoločnosti pre produktivitu Pracujte jednoducho. Ak vybaveniu e-mailu zaberie menej ako pár minút, okamžite to urobte, aj keď to znamená jeho odstránenie alebo archiváciu. Ak je potrebné reakciu viac zapojiť, skúste zmeniť predmet správy na akčnú položku. „Povedzme, že som dostal e-mail o revízii prezentácie programu PowerPoint. Toto je môj akčný krok, ktorý napíšem do predmetu správy, aby som nemusel znova čítať e-mail, “hovorí Tate. Môže váš e-mailový server automatizovať určité veci, ktoré často robíte? Zmeňte bežné odpovede na podpisy alebo vyskúšajte automatické archivovanie: „Pravidlo môžete napísať v programe Outlook automaticky presunúť správy z priamych správ do ich priečinka so súbormi, “hovorí Tate,„ čo je skvelé na nájdenie vecí neskôr. "

Dajte všetko, čo robíte, do digitálneho kalendára - vrátane stretnutí, áno, ale tiež zablokujte čas na obed. „Kalendár je vizuálnym prejavom vášho času a mali by ste ho používať ako plán pre svoj deň, nie ako miesto pre ostatných, aby naplánovali svoj deň pre vás,“ hovorí John Zeratsky, spoluautor spoločnosti

Snažte sa znížiť počet voľných dokumentov na stole, hovorí Rasmussen. (Ak chcete ešte viac zredukovať neporiadok, naskenujte dokumenty, ktoré chcete zachovať, a vytvorte disk Google priečinok so súbormi, aby ste k nim mali prístup odkiaľkoľvek.) Zoraďte dokumenty do kategórií podľa toho, či musíte si ich prečítať, zaregistrovať, poslať si na posolstvo, zavolať niekomu alebo ísť online a sledovať up. Cítite sa ohromení všetkými novinami? Vyberte si iba jednu oblasť svojho pracovného priestoru - môže byť taká malá ako jedna zásuvka alebo veľká ako celá vaša pracovná plocha - a vyčistite všetko, o čom viete, že ich nepotrebujete. Opakujte na viacerých miestach, kým nezakryjete celú svoju kanceláriu.

Požičajte si organizačnú štruktúru, ktorú majú smartfóny. Podobné aplikácie (aplikácie zamerané na zdravie alebo nákupné aplikácie) môžu byť zoskupené do priečinkov. Tate navrhuje, aby ste to použili ako vodiaci princíp pri organizovaní počítačových súborov. Užitočné môže byť aj pridanie dátumov do názvov priečinkov; je to dobrý čas na kontrolu pokynov spoločnosti Microsoft týkajúcich sa uchovávania digitálnych záznamov a na zistenie, ako dlho musíte ukladať dokumenty a čo môžete ukladať do koša. Pokiaľ ide o dokumenty, ktoré uchovávate, „premýšľajte o tom, ako a kedy ich získate,“ hovorí Tate. K súborom, ktoré často používate, by malo byť ľahko prístupné. „Ak chcete pomenovať súbory pre svoj vyhľadávací systém, pozrite sa na dokument a opýtajte sa sami seba,‘ Čo je prvá vec Myslím, že keď sa pozriem na tento dokument? “Čokoľvek bude na prvom mieste v mysli, je názov súboru,” povedala hovorí.

Lauren McGoodwin, zakladateľka a generálna riaditeľka spoločnosti Kariéra Contessa, stránka s kariérou pre ženy, navrhuje zapísať úlohy na nasledujúci deň skôr, ako každú noc opustíte kanceláriu. „Snažím sa zaradiť svoje úlohy do prioritných úrovní. Rozdeľujem ich na „vysokú prioritu“, „ľahké výhry“ a „môžu čakať na ďalší deň“, hovorí. Pomôže jej to zahrnúť osobné úlohy, napríklad cvičenie, pretože vidí, kedy bude mať vrecká na čas. Či je váš zoznam digitálny alebo analógový, záleží na vás. Niektoré výskumy ukazujú, že zapísanie úlohy vás môže zvýšiť. Tate hovorí, že uprednostňuje digitálne zoznamy, pretože ak vo svojom plánovači papiera nemáte fyzický priestor, môže byť ťažké konceptualizovať budúce projekty; môžete ľahko sledovať budúce mesiace a roky v jednom digitálnom.