Sú vaše e-maily neúmyselne hrubé?

E-mail ponúka rýchly a často veľmi pohodlný spôsob interakcie s našimi priateľmi, rodinou a spolupracovníkmi. Neexistuje žiadne čakanie na osobné stretnutie, aby sa rýchlo dostali informácie, ktoré musíme zdieľať s tými, ktorí sú v našom spoločenskom kruhu. Bohužiaľ, pretože e-maily nekomunikujú ani v reálnom čase, ani v skutočnej prítomnosti našich príjemcov, môžeme si nechať nechtiac nechať správne interpretovať naše správy. V e-maile sa nemôžete zastaviť v polovici vety, keď zistíte, že robíte druhú osobu smutnou, šialenou alebo prostou. zdôraznil.

Dostaneme tiež príliš veľa e-mailov a čím dlhšie máte doručenú poštu, tým menej času (alebo máte pocit) máte na každú správu. Možno ste odpovedali na e-mail, keď ste na konci dňa unavení, v polovici hore v strede noci, alebo keď ste sa prebudili, stále si vymývali oči z očí. Možno ste na svojom mobilnom zariadení, čo vás vedie k tomu, že sa budete cítiť ešte menej, než budete potrebovať starostlivé úpravy, skôr ako stlačíte tlačidlo „odoslať“.

Je tiež možné, že si neuvedomíte, keď ste neslušní. To, čo sa podľa vášho názoru javí ako vecný komentár alebo odpoveď na otázku, znie pre vášho príjemcu tvrdo a kriticky. Kritika môže byť opodstatnená, ale pretože komunikácia je jednosmerná, nemôžete ju vymedziť tak, aby zmierňovala ranu. Lepenie emotikonu na konci správy tiež nebude stačiť. Nezabudnite, že váš e-mail sa číta bez akýchkoľvek iných kontextových podnetov, ktoré môže poskytnúť kritika v reálnom živote. Nesprávne umiestnený výkričník môže dokonca spôsobiť, že vaša kritika bude znieť trestne („Zase ste boli znova neskoro !!“ vs. „Zase ste boli neskoro.“).

Výskum interpersonálnej dynamiky pracoviska ukazuje, že zamestnanci, ktorí sú cieľmi supervízorov alebo spolupracovníkov, ktorí s nimi pri práci negatívne pôsobia, sú menej produktívni. Nielen to úrovne stresu raketovo stúpa, keď sa s nimi niekto zaobchádza hrubo, ale sú menej schopní venovať svoje duševné zdroje úlohám, ktoré sú po ruke. Podobne aj agenti zákazníckeho servisu v call centrách dosahujú horšiu výkonnosť, keď ľudia na druhom konci telefónu zneužívajú.

S týmto vedomím psychológ Quinnipiovej univerzity Gary Giumetti a jeho kolegovia (2013) dirigovali experimentálna štúdia, v ktorej skúmali vplyv prijímania e-mailových správ od „supervízorov“, ktoré boli buď necivilné alebo podporné. E-mailové správy boli doručené, zatiaľ čo účastníci dokončili sériu matematických úloh.

Medzi necivilné e-maily patrili napríklad tieto príklady: „Nemohol som si byť istý, pokiaľ ide o vaše schopnosti, ale aj tak je tu ďalšia sada“ a „vyskúšajte tieto ďalšie úlohy, génius“. (chytiť sarkasmus?). Tieto spĺňajú kritériá blahosklonnosti alebo výsmechu. Naopak, podporné e-maily uviedli: „Určite oceňujem vašu pomoc pri týchto úlohách“ a „naozaj si cením vaše úsilie o tieto úlohy úlohy. " Takéto vyhlásenia odzrkadľovali pozitívny komentár dohľadu na pracovisku, z ktorého vyplýva, že príspevky zamestnancov sa oceňujú.

Giumetti a tím merali oboje produktivita a úrovne stresu ich vysokoškolských účastníkov za týchto dvoch podmienok. Účastníci, ktorí dostávali necivilné e-maily, uviedli, že majú nižšiu mentálnu, emocionálnu a sociálnu energiu ako v čase, keď boli e-maily podporné. Ich nálada bola pravdepodobnejšia negatívna, menej sa zaoberali touto úlohou a ich výkon trpel.

Hoci študenti v tejto štúdii nepreukázali vyššiu úroveň fyziologického stresu, je možné, že v a v reálnom živote by trvalé vystavenie necivilnej e-mailovej spätnej väzby od orgánov dohľadu bolo škodlivé účinky. Zamestnanci, ktorí sú vystavení necivilným supervízorom, sa časom stretávajú so zdravotnými problémami súvisiacimi so stresom, najmä preto, že ich zdroje na zvládanie stresu sa pod neustálym tlakom začínajú rozpadávať.

E-maily, ktoré dostali títo študenti, boli necivilné, ale neboli také tvrdé alebo hrubé, ako by mohli byť. Študenti navyše nemali v hre taký istý spôsob, ako robíme, keď v každodennom živote komunikujeme s našimi nadriadenými, priateľmi a rodinami.

Škodlivé účinky drsnej, necivilnej alebo nezdvorilej e-mailovej komunikácie môžu byť, až na tieto každodenné situácie, oveľa horšie. Rodičia, ktorí sa starajú o deti, vyjadrujú ich manželia hnev alebo dokonca sklamanie a priatelia, ktorí odmietajú pozvania alebo rady, sú len niekoľkými príkladmi druh e-mailovej komunikácie, ktorá môže viesť príjemcov k duševnému pocitu, ak nie fyzicky vyčerpané.

Ako môžete zabrániť tomu, aby ste pri svojej e-mailovej komunikácii boli neúmyselne hrubí? Existujú spôsoby, ako sprostredkovať negatívne pocity v e-mailoch, ktoré nevylučujú alebo neovládajú vašich priateľov, milencov alebo spolupracovníkov? Tu je 5 dôsledkov štúdie, ktoré môžete použiť vo svojom každodennom živote:

1. Prvým krokom k podopreniu ľudí, s ktorými musíte zdieľať spätnú väzbu, je previesť kritiku do podmienok, ktoré ju tlmia podporou. Ako profesori sa učíme používať „kritický sendvič“, kde začíname niečo pozitívnym („do tejto práce ste vložili veľa úsilia), potom vložte vaša kritika, aj keď neutrálnym a objektívnym spôsobom („to sú oblasti, ktoré si vyžadujú prácu“), a končí pozitívnou poznámkou („Teším sa, že uvidím vaše ďalšie návrh"). Skratka dvoch kúskov chleba v hornej a dolnej časti sendviča bude iba študent sa cíti zle a pravdepodobne ho vedie k tomu, aby urobil ešte viac chýb, alebo, čo je horšie, vzdal sa úplne.

Vo svojich vlastných e-mailoch adresovaných osobám vo vašich osobných a profesionálnych kruhoch zvážte rovnaký prístup, keď musíte ponúknuť kritiku alebo sklamanie. Sendvič kritiku medzi dvoma plátkami ľahko stráviteľného bieleho chleba.

2. E-maily, ktoré píšete, by mali byť vždy tie, ktoré ste vy venujte čas štúdiu predtým, ako stlačíte tento fatálny kláves na odoslanie. Je zrejmé, že niektoré sú v poriadku písať rýchlo a za chodu. „Stretnite sa na 4“ si vyžaduje trochu premýšľania (ale nezabudnite namiesto toho napísať „5“). E-maily, ktoré musíte študovať dôkladnejšie, sa týkajú citlivejších situácií, v ktorých zdieľate informácie, ktoré môžu byť nesprávne interpretované.

3. Je dokonca vhodné, ak je situácia dosť lepkavá napíšete e-mail a potom ho uložíte ako koncept predtým, ako ho odošlete (najmä pre tých, ktorí zaspávajú v polovici noci). Ak nepoznáte príjemcu veľmi dobre alebo ak píšete, aby ste požiadali o pomoc niekoho, koho neznáte vedieť, ako je napríklad pracovník zákazníckeho servisu, uistite sa, že váš jazyk je úctivý a ohľaduplný. Nakoniec vyslovte „Ďakujem“ alebo „Ďakujem!“ Za každú cenu sa vyhnite použitiu VŠETKÝCH PÍSMEN, ktoré sú e-mailovým ekvivalentom kričania v tvári niekoho.

4, po napísaní e-mailu, použiť niektoré empatia. Prečítajte si svoj e-mail, akoby ste ho dostali od niekoho iného. Ako by ste sa cítili? Cítili by ste sa naštvaný, smutný alebo sebakritický? Ak áno, musíte e-mail preformulovať, aby sa zjemnil jazyk a tón.

5, netreba dodávať, dajte si pozor na tento svätý teror z možnosti „odpovedať všetkým“. E-maily, ktoré pochádzajú zo skupiny, sú obzvlášť nebezpečné, ak sa pred odpoveďou nezastavíte. Môžete však trpieť aj automatickou správou, pri ktorej váš poskytovateľ e-mailových adries vyplní e-mailové adresy za vás. „Erik“ môže byť niekto, s kým chcete zdieľať svoje osobné pocity; „Eric“ môže byť spolupracovník, ktorého sotva poznáš a bude tvojou správou zmätený.

Morálka príbehu je jednoduchá: Nikdy nepíšte e-mail, ktorý by ste sa hanbili vidieť vytlačené na papieri. Možno píšete v kybernetickom priestore, pamätajte však, že je to osoba na druhom konci tejto správy. Udržujte svoje e-maily civilné, s rešpektom a starostlivo zostavené a vaša online komunikácia vám bude dobre slúžiť.

Sleduj ma na Twitteri @swhitbo pre denné aktualizácie o psychológii, zdraví a starnutie. Nebojte sa pripojiť k mojej skupine na Facebooku, “Plnenie v akomkoľvek veku“, aby sme prediskutovali dnešný blog alebo položili ďalšie otázky týkajúce sa tohto príspevku.

Autorské práva Susan Krauss Whitbourne, Ph. D. 2013

referencie:

Giumetti, G. W., Hatfield, A. L., Scisco, J. L., Schroeder, A. N., Muth, E. R., & Kowalski, R. M. (2013). Aký hrubý e-mail! Preskúmanie rozdielov vplyvov incivility verzus podpory na náladu, energiu, angažovanosť a výkon v online prostredí. Journal of Psychology of Health Health Psychology, 18 (3), 297-309. doi: 10,1037 / a0032851